Les approbations dans ServiceNow

 

User Criteria vs Manager vs Groupe (quelle différence ?)

Les approbations sont au cœur des processus ServiceNow.

Que ce soit pour :

  • une demande d’accès

  • un ordinateur

  • une validation budgétaire

  • une demande RH

Comprendre les types d’approbation est essentiel pour une bonne implémentation.

Beaucoup confondent :

  • Approbation manager

  • Approbation groupe

  • Approbation utilisateur

  • User Criteria

Clarifions cela simplement.

Comment fonctionne une approbation

Lorsqu’une demande est soumise :

REQ → RITM → Approbation → Création des tâches

Si l’approbation est requise, le processus s’arrête jusqu’à validation.

1️⃣ Approbation Manager

Type le plus courant.

ServiceNow vérifie automatiquement :
Requested For → Manager

Exemple

Demande de logiciel → validation du responsable

Attention

Si aucun manager n’est défini → approbation bloquée.

2️⃣ Approbation Groupe

Utilisée quand une équipe doit valider.

Exemple :
Équipe sécurité informatique

Modes possibles :

  • Un seul membre valide

  • Tous les membres doivent valider

3️⃣ Approbation Utilisateur

Une personne précise doit approuver.

Exemple :
Directeur financier pour un achat important

4️⃣ Qu’est-ce que User Criteria ?

User Criteria n’est PAS une approbation.

Il sert à :

  • contrôler la visibilité du catalogue

  • autoriser la soumission

C’est un contrôle d’accès, pas une validation.

Comparaison rapide

FonctionManagerGroupeUtilisateurUser Criteria
Basé hiérarchie✔✖✖✖
Basé équipe✖✔✖✖
Personne précise✖✖✔✖
Contrôle visibilité✖✖✖✔
Processus validation✔✔✔✖

Erreurs fréquentes

  • Utiliser User Criteria pour approuver

  • Manager non défini

  • Groupe mal configuré

  • Demande bloquée sans raison

Bonne pratique

Manager → contrôle hiérarchique
Groupe → validation opérationnelle
Utilisateur → décision spécifique
User Criteria → filtrage d’accès

Conclusion

Les approbations garantissent la conformité du processus.

Bien choisir le type évite :

  • demandes bloquées

  • workflow incorrect

  • maintenance complexe


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